Jak správně archivovat faktury a doklady (a proč digitál stačí)

Archivace dokladů je jedna z těch věcí, na které si živnostníci vzpomenou až ve chvíli, kdy přijde kontrola. Přitom nastavit to správně trvá hodinu — a pak na to roky nemusíte myslet.

Jak dlouho musíte archivovat

Zákon o DPH (§ 35) ukládá archivovat daňové doklady (faktury vydané i přijaté) po dobu 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo. Pokud nejste plátce DPH, řídíte se zákonem o účetnictví nebo zákonem o daních z příjmů — tam je lhůta 5 let.

Prakticky: fakturu vystavenou v roce 2026 musíte mít k dispozici minimálně do konce roku 2036 (pokud jste plátce DPH). Přečtěte si také, kdy se stáváte plátcem DPH a jaké povinnosti to přináší.

Musím mít papírové originály?

Ne. Od roku 2013 zákon výslovně umožňuje digitální archivaci — pokud jsou splněny tři podmínky:

1. Věrohodnost původu — víte, od koho doklad přišel.
2. Neporušenost obsahu — doklad nebyl po vystavení změněn.
3. Čitelnost — doklad lze kdykoli zobrazit v čitelné podobě.

PDF uložené v cloudu s auditní stopou tyto podmínky splňuje. Faktury z Wilka jsou generovány a ukládány přímo v systému — splňují všechny tři podmínky automaticky.

Co dělat s papírovými účtenkami

Papírová účtenka se smí digitalizovat a originál skartovat — ale jen pokud digitalizace proběhne ihned po přijetí a výsledný soubor splňuje výše zmíněné podmínky. Postup: vyfoťte nebo naskenujte účtenku co nejdříve (dokud je čitelná — tepelný papír bledne), přiřaďte ji k výdajovému záznamu a uložte. Ve Wilku to zvládnete přímo z mobilu.

Kde ukládat

Lokální disk nestačí — co když se počítač rozbije? Archivujte v cloudu, ideálně v systému, který má vlastní zálohu a auditní log (kdo dokument nahrál, kdy, zda byl změněn). Wilko zálohuje data v České republice a splňuje požadavky GDPR.

Praktický checklist pro OSVČ

• Vydané faktury: uloženy v Wilku automaticky.
• Přijaté faktury: nahrajte PDF ihned po přijetí.
• Účtenky: vyfoťte z mobilu, přiřaďte kategorii výdaje.
• Smlouvy: naskenujte a uložte do složky (nebo cloudu).
• Lhůta: 10 let pro plátce DPH, 5 let pro ostatní.